LA CHECK LIST DE L’ORGANISATEUR PARFAIT
Peu importe l’événement, les besoins sont très souvent similaires.
Je vous propose donc ci-dessous, une liste non exhaustive des tâches à réaliser pour ne rien oublier ! Évidement certaines tâches ne s’appliquent pas à tous les événements.
IDENTIFICATION DE L’ÉVÉNEMENT
Professionnel :
- Assemblée générale
- Conférence
- Voyage d’affaire
- Team building
- Congrès
- Convention d’entreprise
- Colloques
- Incentive
- Salon professionnel
- Séminaire
- Soirée d’entreprise
- Roadshow
- Street marketing
Personnel :
- Anniversaire
- Mariage
- Baby shower
- Gender reveal
- Ateliers
OBJECTIF
Quel est le « pourquoi » de cet événement ? Quel est l’objectif visé ? S’il est professionnel, est-ce pour remercier des collaborateurs ? Pour augmenter la notoriété de l’entreprise ? Il y a autant d’objectifs que d’événements…
Une fois l’objectif clairement déterminer, il ne faut jamais s’éloigner de la ligne directrice.
ESTIMATION
Commencez d’abord par anticiper la date (évitez certains jours comme le lundi par exemple), la durée et le nombres de participants (invités, conférenciers, exposants, organisateurs, journalistes, etc)
ÉLABORATION DU PLANNING
Le rétro planning est l’élément essentiel du bon organisateur.
Créez votre agenda, tâche par tâche, avec le plus détails possible et une date buttoir pour chacune d’elle ! Vous pouvez pour cela, utiliser mindmester qui est un outil de cartographie mentale en ligne.
Une fois la liste établie, vous pouvez commencer l’organisation !
Attention, l’événementiel est instable : prévoyez toujours un plan B (voir C et D)
DÉFINIR LE BUDGET
L’ampleur de l’événement est évidement impactée par le budget.
Soit l’idée est de partir avec un budget général, à ne pas dépasser. Ou alors, de tout planifier pour voir ensuite ce qu’il en coûtera. Même si la deuxième solution est plutôt appétissante, c’est cependant souvent la première que vous devrez appliquer.
Que ce soit pour l’un ou pour l’autre, le plus simple est l’incorrigible et l’indémodable feuille Excel (il existe cependant un tas d’applications, mais souvent payantes, auxquelles vous pouvez vous frotter si vous aimez le changement !) Personnellement j’utilise Google Sheets.
Il faut donc commencer par lister tout ce qui vous coûtera de l’argent (plus il y a de détails, moins vous aurez de surprises par la suite) :
- Le lieu (et la décoration)
- La restauration (nourriture + boissons)
- La communication / marketing / promotion (invitations, save the date, tote bag, goodies, fléchage…)
- L’hébergement (+ les transferts)
- Animations (DJ, danseurs, magicien…)
- Hôtesses
- Photographe / vidéaste / technicien
ATTENTION : il faut toujours mettre de côté environ 15% du budget général pour le « au cas où », il y a forcément des petites dépenses auxquelles nous n’avions pas penser ou des choses qui ne se passent pas comme prévues.
Donc il vaut mieux pouvoir rebondir grâce à cette petite cagnotte bien souvent nécessaire !
CHOIX DU LIEU
Suite à ces estimations, vous pouvez commencer à chercher un lieu. Idéalement un lieu en accord avec l’événement !
Une fois le lieu trouvé, n’hésitez pas à le visiter en amont pour éviter les mauvaises surprises.
PRESTATAIRES
Selon l’ampleur de l’événement, le thème, le budget, les objectifs, les prestataires seront forcément différents ! Voici des exemples incontournables :
- Sponsors, mécènes : pour une aide financière, humaine ou plus de visibilité
- Sécurité
- Traiteur
- Technique (son, lumière)
- Indispensable de constater les lieux avec l’équipe technique ! Pour vérifier les branchements, rétroprojecteur, alimentation, etc
- Administration
Dans tous les cas, il est préférable d’établir un cahier des charges. Ainsi tout sera clair entre eux et vous.
COMMUNICATION
Aujourd’hui, la question de la communication est inévitable.
Il est important de bien choisir vos outils de communication mais aussi de créer et suivre une charte graphique pour installer une harmonie.
Pour que la communication soit réussie, il faut bien cibler les participants ! Exactement comme pour une campagne d’email marketing. Puis utiliser le canal qui correspond le mieux : réseaux sociaux, presse, affichage, base de données de l’entreprise. Vous n’êtes pas très doué avec Photoshop et l’infographie en général ? Essayer Canva ! C’est mon arme secrète pour créer de magnifiques designs en quelques minutes à l’aide de milliers de modèles et d’images.
Il faut même, dans le cadre professionnel, éditer un communiqué de presse et/ou dossier de presse selon le but.
TRANSPORTS
Prévoyez le déplacement de chacun des acteurs (organisateurs, animateurs, même invités pour certains événements).
Réservez les billets (avions, trains, autocars…).
Mais aussi les billets des navettes (bus, etc) pour se rendre sur les lieux de l’événement / de l’hôtel.
N’hésitez pas à vous déplacer, le repérage est très important dans l’événementiel !
Important : pensez à éditer une feuille de route en détaillant au maximum les déplacements pour que personne ne se sente perdu.
Pensez également à envoyer un récapitulatif le jour J pour les invités mais aussi pour les équipes.
De plus, vous pouvez éditer un bilan après l’événement. Certaines personnes aiment avoir un retour, et cela vous permettra de constater les points positifs et négatifs pour le prochain événement !